Dash cam in concessionaria e officina: può l’azienda vietarne l’utilizzo?

Accesso ai locali aziendali, privacy, tutela dei lavoratori e segreti commerciali: il quadro giuridico e le soluzioni operative per concessionarie e officine.

La diffusione sempre maggiore delle dash cam, delle telecamere integrate nei veicoli e dei sistemi di registrazione audiovisiva installati a bordo delle autovetture pone una questione destinata a diventare sempre più frequente nella gestione delle attività di concessionarie, officine e centri di assistenza.

Il problema si presenta, in particolare, quando il cliente entra con il proprio veicolo all’interno dei locali aziendali e il sistema di registrazione rimane attivo durante le operazioni di accettazione, diagnosi, manutenzione o riparazione.

Può la concessionaria imporre al cliente di disattivare la dash cam prima di consentire l’accesso del veicolo ai propri locali? La risposta è positiva e il fondamento giuridico del divieto deve essere ricercato nel coordinamento tra il potere organizzativo dell’imprenditore, il diritto di godimento dei locali, la tutela della riservatezza e dei dati personali, gli obblighi di protezione dei lavoratori e, in determinati casi, la tutela del patrimonio informativo e dei segreti commerciali dell’impresa.

 

Il primo fondamento della possibilità di vietare l’utilizzo di sistemi di registrazione all’interno della concessionaria è rappresentato dal potere dell’imprenditore di organizzare la propria attività e di disciplinare le modalità di accesso e permanenza nei propri locali.

L’art. 2086 c.c. attribuisce all’imprenditore il potere-dovere di organizzare l’impresa e di predisporre gli assetti necessari al corretto svolgimento dell’attività. A ciò si aggiunge la tutela proprietaria prevista dall’art. 832 c.c., secondo cui il proprietario ha diritto di godere e disporre del bene in modo pieno ed esclusivo, entro i limiti stabiliti dall’ordinamento.

Tali disposizioni devono essere intese nel senso che il proprietario possa individuare regole organizzative ragionevoli relative alle modalità di accesso e di permanenza all’interno della struttura aziendale. In tale contesto, il divieto di effettuare riprese audiovisive all’interno dell’officina può essere assimilato, sul piano organizzativo, ad altre regole normalmente adottate dall’impresa, come il divieto di accesso a determinate aree o l’obbligo di utilizzare dispositivi di protezione individuale.

Il cliente, dunque, non dispone di un diritto assoluto a mantenere attiva la propria apparecchiatura di registrazione mentre il veicolo si trova all’interno di locali di proprietà o nella disponibilità dell’impresa. L’accesso al locale aziendale è subordinato al rispetto di determinate condizioni, purché queste siano lecite, ragionevoli, preventivamente conoscibili e applicate in maniera uniforme.

La legittimità della misura è rafforzata quando l’impresa non introduce il divieto in modo occasionale nei confronti del singolo cliente, ma lo inserisce all’interno di una vera e propria policy aziendale.

La concessionaria deve prevedere, attraverso cartelli all’ingresso, condizioni generali di contratto, documentazione consegnata al cliente al momento della accettazione del veicolo o comunicazione preventivamente effettuata in fase di prenotazione, che

• i veicoli che accedono all’officina debbano avere disattivati i sistemi di registrazione audiovisiva;
• le dash cam debbano essere spente prima dell’ingresso nell’area di lavoro;
• non sia consentita la registrazione di immagini o audio all’interno dei locali;
• eventuali sistemi di registrazione debbano rimanere disattivati per tutta la durata della permanenza del veicolo nei locali aziendali.

In questo modo, l’impresa può dimostrare non soltanto l’esistenza della regola, ma anche la sua preventiva conoscibilità e la sua indistinta applicabilità a tutti i soggetti.

Una volta introdotto e fatto conoscere il divieto, il cliente può comunque scegliere di non disattivare la dash cam, ma l’impresa può subordinare l’accesso del veicolo ai propri locali e la presa in carico del mezzo al rispetto della propria policy.

La concessionaria può legittimamente comunicare al cliente che la permanenza del veicolo all’interno dell’officina è consentita esclusivamente a condizione che i sistemi di registrazione siano disattivati. Qualora il cliente non accetti tale condizione, l’impresa potrà, in linea generale, rifiutare la presa in carico del veicolo. Dal principio richiamato discende la facoltà dell’impresa di stabilire le condizioni alle quali consentire l’accesso ai propri locali e l’esecuzione della prestazione.

 

Un secondo profilo particolarmente rilevante riguarda la protezione dei dati personali.

Una dash cam può, infatti, registrare non soltanto la vettura sulla quale è installata, ma anche lavoratori dell’officina, clienti, targhe di altri veicoli, documentazione interna, monitor e strumenti informatici o informazioni relative ai veicoli di altri clienti.

Quando tali elementi consentono di identificare, direttamente o indirettamente, una persona fisica, possono ricadere nella nozione di dato personale prevista dall’art. 4, n. 1, GDPR. La registrazione e conservazione delle immagini costituiscono, quindi, in presenza dei relativi presupposti, un trattamento di dati personali, che deve rispettare i principi di liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità e minimizzazione dei dati previsti dall’art. 5 GDPR.

Le Linee guida EDPB 3/2019 sul trattamento dei dati personali mediante dispositivi video rappresentano, in questo ambito, un importante riferimento interpretativo.

Una possibile obiezione del cliente potrebbe essere la cosiddetta “household exemption”, ossia che la dash cam è installata sulla propria automobile ed è utilizzata per finalità personali e che, pertanto, il trattamento sarebbe escluso dall’ambito di applicazione del GDPR ai sensi dell’art. 2, par. 2, lett. c), relativo alle attività solo personali o domestiche.

Sul punto, tuttavia, la Corte di Giustizia dell’Unione europea (sentenza 11 dicembre 2014, C-212/13, caso Ryneš) ha chiarito che l’esenzione per le attività personali o domestiche deve essere interpretata restrittivamente e non opera quando l’attività di videosorveglianza si estende, anche parzialmente, allo spazio pubblico.

Il principio non significa che ogni registrazione effettuata da una dash cam all’interno di una concessionaria sia automaticamente soggetta al GDPR. La valutazione deve essere effettuata complessivamente, considerando la natura delle immagini, i soggetti ripresi, le modalità di conservazione e l’eventuale trasmissione delle immagini. Tuttavia, quanto più la registrazione si estende stabilmente alla sfera organizzativa e lavorativa di soggetti terzi, tanto più diventa difficile ricondurre il trattamento ad un’attività esclusivamente personale o domestica.

Per tale motivo, la concessionaria, avendo un interesse concreto e giuridicamente apprezzabile a prevenire la registrazione indiscriminata dei propri locali, può invocare anche tale normativa a sostegno del divieto imposto.

 

Occorre prestare attenzione anche all’art. 4 della legge n. 300/1970. La disposizione disciplina gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali deriva anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. Tali strumenti possono essere utilizzati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale.

Tale disposizione si applica direttamente solo all’imprenditore e non impone al cliente di ottenere un’autorizzazione sindacale per utilizzare la propria dash cam.

L’ordinamento, però, considera una realtà particolarmente delicata la possibilità che l’attività dei lavoratori sia sottoposta a forme di controllo audiovisivo non regolamentate. Da questo punto di vista, consentire che soggetti esterni all’organizzazione aziendale possano registrare liberamente e senza controllo l’attività dell’officina può rappresentare un’interferenza con la sfera di riservatezza dei lavoratori e con l’organizzazione aziendale. La scelta dell’impresa di vietare tali registrazioni persegue dunque anche la più generale esigenza di protezione dell’ambiente di lavoro.

Il Garante per la protezione dei dati personali, infatti, ha sottolineato la rilevanza delle garanzie dell’art. 4 dello Statuto in relazione ai sistemi audiovisivi nei luoghi di lavoro.

 

Un quarto profilo rilevante riguarda la tutela delle informazioni aziendali e dei segreti commerciali, poiché l’attività di una concessionaria o di un’officina autorizzata può comportare l’accesso a una quantità significativa di informazioni tecniche e commerciali, come procedure tecniche di riparazione, software diagnostici, banche dati, informazioni relative alla clientela o procedure organizzative interne.

Tali informazioni possono rientrare nella nozione di segreto commerciale, prevista dall’art. 98 del Codice della proprietà industriale, qualora siano segrete, abbiano valore economico in quanto segrete e siano sottoposte a misure ragionevolmente adeguate a mantenerle tali. L’art. 99 c.p.i. riconosce, quindi, al legittimo detentore il diritto di vietare ai terzi, salvo consenso, l’acquisizione, la rivelazione o l’utilizzazione abusiva dei segreti commerciali.

Perciò, il divieto di registrazione rappresenta anche una misura preventiva di protezione del patrimonio informativo aziendale, soprattutto quando nell’area accessibile al cliente siano presenti informazioni che l’impresa ha concretamente qualificato e protetto come riservate. In tal caso, il divieto di ripresa concorre a dimostrare l’adozione di quelle “misure ragionevolmente adeguate” alla protezione della segretezza richieste dall’art. 98 c.p.i.

 

Alla luce del quadro sopra delineato, una concessionaria che intenda vietare le registrazioni all’interno dei propri locali deve adottare una procedura strutturata:

1. Predisporre una policy aziendale

La policy deve stabilire che, all’interno dei locali aziendali, è vietata la registrazione di immagini e/o audio mediante dispositivi installati sui veicoli o comunque nella disponibilità dei clienti.

2. Esporre una cartellonistica chiara

Il divieto deve essere comunicato prima dell’ingresso nei luoghi o in fase di prenotazione.

3. Inserire la clausola nell’ordine di riparazione

L’ordine deve prevedere espressamente che il cliente consegna il veicolo con i sistemi di registrazione disattivati.

4. Informare il cliente al momento della presa in carico

Il personale deve verificare, quando possibile, che il dispositivo sia stato disattivato.

5. Prevedere una procedura in caso di rifiuto

La documentazione aziendale deve stabilire che, qualora il cliente rifiuti di disattivare il dispositivo, il veicolo non venga introdotto nell’area di lavoro e la prestazione venga sospesa o non presa in carico.

6. Applicare la regola indistintamente

La policy deve essere applicata a tutta la clientela indistintamente, poiché una regola generale, preventiva e oggettiva è più difendibile rispetto a un divieto imposto ad personam al singolo cliente.

 

La concessionaria, dunque, non deve dimostrare che l’utilizzo della dash cam da parte del cliente costituisca, in ogni singolo caso, un illecito privacy per poter vietarne l’utilizzo nei propri locali. L’impresa ha, di per sé, il diritto di organizzare la propria attività e di stabilire le condizioni di accesso e permanenza nei propri locali, purché tali condizioni siano lecite, ragionevoli, conoscibili e applicate in modo uniforme.

La disattivazione dei dispositivi di registrazione è giustificata dalla tutela dell’organizzazione aziendale, dalla protezione della riservatezza dei lavoratori, dalla prevenzione di trattamenti di dati personali effettuati da soggetti esterni, dalla tutela della documentazione e delle informazioni aziendali o dalla protezione dei segreti commerciali, quando ne ricorrano i presupposti.

Alla luce di quanto esposto, la soluzione maggiormente prudente consiste nell’adottare una disciplina interna che preveda espressamente che nei locali della concessionaria e dell’officina è vietato effettuare registrazioni audio e/o video mediante dispositivi installati sui veicoli o comunque nella disponibilità dei clienti.

Una previsione di questo tipo, opportunamente coordinata con la cartellonistica, l’ordine di riparazione e le condizioni generali di contratto, consente all’impresa di trasformare una problematica potenzialmente conflittuale in una regola organizzativa preventiva, trasparente e applicabile uniformemente alla clientela. È opportuno disciplinare ex ante le condizioni di accesso ai locali e rendere tale disciplina chiaramente conoscibile prima della presa in carico del veicolo.

 

La gestione delle dash cam rappresenta un esempio di come una tecnologia ormai comune possa creare nuove problematiche giuridiche all’interno dell’attività d’impresa. Per concessionarie e officine, in particolare, il punto consiste nel prevenire il problema attraverso regole chiare, conoscibili e applicabili a tutta la clientela.

La predisposizione preventiva di queste regole consente all’impresa di gestire eventuali contestazioni in modo più efficace, evitando che il problema venga affrontato soltanto quando la registrazione è già avvenuta.

Il nostro Studio assiste imprese e operatori professionali nella redazione e revisione di regolamenti aziendali, condizioni generali di contratto, ordini di riparazione e procedure interne, con particolare attenzione alla tutela della privacy, dei lavoratori e del patrimonio informativo aziendale.

Se la concessionaria o officina vuole introdurre un divieto di registrazione o disciplinare l’utilizzo delle dash cam all’interno dei propri locali, è possibile predisporre una policy aziendale specifica e coordinata con la documentazione contrattuale utilizzata con la clientela.